Wie lange trägt das Auftragsbuch?

Ein volles Auftragsbuch kann Sicherheit vermitteln. Für die Planung müssen Sie wissen, welcher Teil fest beauftragt, noch nicht geleistet und in welchem Monat umsetzbar ist.

Wir unterscheiden deshalb Umsatzreichweite, Kapazitätsreichweite und Kostendeckung. Die folgenden Zahlen sind fiktiv und keine Branchenwerte.

Eine Summe ist noch keine Zeitplanung

1,1 Millionen Euro offener Auftragswert entsprechen bei 240.000 Euro geplantem Monatsumsatz rund 4,6 Monatsumsätzen. Daraus folgen nicht automatisch 4,6 durchgehend ausgelastete Kalendermonate: Abruftermine, Vertragslaufzeiten und verfügbare Kapazität bestimmen, wann die Leistung erbracht werden kann.

Drei Fragen, drei Kennzahlen

1. Wie viel Umsatz ist beauftragt? Teilen Sie den offenen Netto-Auftragswert durch den geplanten Netto-Monatsumsatz desselben Geschäftsbereichs. Diese Umsatzreichweite setzt ein gleichmäßiges Leistungsniveau als Vergleichsmaßstab voraus.
2. Wie lange ist die Mannschaft ausgelastet? Teilen Sie die noch erforderlichen auftragsbezogenen Arbeitsstunden durch die monatlich verfügbare Einsatzkapazität. 6.000 beauftragte Stunden bei 1.500 verfügbaren Stunden pro Monat ergeben rechnerisch vier Kapazitätsmonate. Prüfen Sie anschließend Termine und Qualifikationen je Monat.
3. Deckt das Geschäft die Kosten? Stellen Sie die erwarteten Deckungsbeiträge der im jeweiligen Monat ausführbaren Aufträge den noch zu deckenden Fixkosten gegenüber. Jede Kostenposition darf nur einmal abgezogen werden. Zahlungsfähigkeit prüfen Sie getrennt in der Liquiditätsplanung.

Auftragsumsatz geteilt durch Personalkosten misst keine technische Auslastung. Umsatz und Kosten allein verraten weder die benötigten Arbeitsstunden noch die zeitliche Verteilung.

Was Sie mitzählen dürfen

1. Fest beauftragt: noch nicht erbrachte, verbindlich vereinbarte Leistungen zu Nettowerten. Bereits erbrachte Leistungen werden abgezogen, auch wenn noch keine Rechnung gestellt wurde.
2. Erwartete Abrufe: bei offenen Rahmenverträgen gesondert geplante Mengen ohne verbindliche Abnahme. Sie gehören als Szenario in die Planung, nicht in den gesicherten Bestand.
3. Vertriebschancen: offene Angebote und unverbindliche Zusagen. Diese Pipeline bleibt separat.

Ordnen Sie jeden Posten einem Leistungszeitraum zu. Bei mehrjährigen Verträgen zeigen Sie Gesamtbestand und den Anteil im betrachteten Planungshorizont getrennt. Eine gleichmäßige Verteilung darf nur angenommen werden, wenn sie zum Vertrag passt.

Ein Rechenbeispiel (erfundene Zahlen, keine Branchenwerte)

Ein Betrieb plant mit 240.000 € Netto-Monatsumsatz. Die offenen Leistungen und Szenarien beziehen sich hier auf denselben Geschäftsbereich und einen Planungshorizont von zwölf Monaten.

Nur 4,6 Monatsumsätze sind fest beauftragt. Die 5,8 und 8,8 Monate sind ausdrücklich ungewichtete Szenarien, keine gesicherten Reichweiten und keine Eintrittsprognosen.

Für eine Einstellung reichen diese Umsatzwerte nicht: Im separaten Stundenbeispiel ergeben 6.000 offene Stunden bei 1.500 verfügbaren Einsatzstunden vier Kapazitätsmonate. Erst deren Verteilung nach Monat und benötigter Qualifikation zeigt, ob zusätzliche Mitarbeiter gebraucht werden.

Was die Kennzahlen aussagen

Einen allgemeingültigen Zielwert gibt es nicht. Vergleichen Sie die Entwicklung bei gleichbleibender Berechnung und prüfen Sie Gewinnungszeiten für neue Aufträge, Kundenschwerpunkte und die monatliche Leistbarkeit. Ein großer Auftrag für das nächste Jahr schließt eine Kapazitätslücke im kommenden Monat nicht.

Die drei häufigsten Fehler

1. Rahmenvolumen als feste Bestellung behandeln. Ohne verbindlichen Abruf oder Mindestabnahme bleibt die Menge ein Planungsszenario.
2. Bereits geleistete Arbeit mitzählen. Maßgeblich ist der Leistungsstand. Abschlags- oder Vorausrechnungen sind kein verlässlicher Ersatz dafür.
3. Umsatz, Kapazität und Liquidität verwechseln. Ein hoher Bestand kann wenig Deckungsbeitrag bringen, erst spät ausführbar sein oder lange Zahlungsziele haben.

Woher Sie die Zahlen bekommen

Die Auftragsverwaltung liefert Nettowert, verbindlichen Umfang und Leistungsstand. Vertrags- und Einsatzplanung ergänzen Abruftermine, Reststunden und benötigte Qualifikationen. Die Finanzplanung liefert den passenden Monatsumsatz und die Kostenbasis. Stimmen Sie Datenstand, Geschäftsbereich und Zeitraum aufeinander ab.

Was Sie damit machen

Führen Sie monatlich den gesicherten Bestand und die zusätzlichen Szenarien fort. Prüfen Sie daneben eine Kapazitätsplanung je Monat. Bei Lücken klären Sie Abrufe, Vertriebsmaßnahmen oder eine andere Einsatzverteilung. Bei Engpässen prüfen Sie zuerst Qualifikationen, Termine und Deckungsbeiträge, bevor Sie zusätzliche Kapazität aufbauen.

Häufige Fragen

Wie berechnet man die Umsatzreichweite?

Teilen Sie den noch nicht geleisteten, fest beauftragten Netto-Auftragswert durch den geplanten Netto-Monatsumsatz desselben Geschäftsbereichs. Das Ergebnis beschreibt ein Umsatzvolumen in Monaten. Die tatsächliche Auslastung erfordert zusätzlich eine terminierte Stundenplanung.

Gehören Rahmenverträge in den gesicherten Auftragsbestand?

Nur mit dem noch offenen, verbindlich vereinbarten Umfang, etwa festen Abrufen oder Mindestabnahmen. Unverbindlich erwartete Abrufe und mögliche Verlängerungen werden als eigene Szenarien ausgewiesen.

Wie oft sollte man den Auftragsbestand bewerten?

Mindestens monatlich und zusätzlich bei wesentlichen Änderungen, etwa großen Neuaufträgen, Verschiebungen oder Kündigungen. Prüfen Sie Bestand, Termine und Reststunden gemeinsam.

Diese Einordnung bildet die Grundlage für unsere Perspektive „Auftragslage“. Dort heißt die Kennzahl Auftragsreichweite: fest beauftragter Bestand geteilt durch den durchschnittlichen Monatsumsatz der letzten zwölf Monate, also gemessen am tatsächlichen statt am geplanten Umsatz. Dazu zeigt sie, welche Verträge zur Verlängerung anstehen.