Der kalkulierte Stundensatz steht in der Preisliste. Der realisierte steht nirgends. Zwischen beiden liegt in vielen Betrieben der Unterschied zwischen einem guten und einem mittelmäßigen Jahr.
Dieser Beitrag zeigt, wie man den realisierten Stundensatz je Techniker rechnet, welcher Nenner der richtige ist und was die Streuung zwischen den Technikern verrät. Die Zahlen im Beispiel sind erfunden. Die Rechenwege sind es nicht.
Kalkuliert gegen realisiert
Kalkuliert wird mit einem Satz, der die Kosten deckt und eine Marge enthält. Realisiert wird, was am Ende tatsächlich abgerechnet und bezahlt wurde, geteilt durch die Stunden, die dafür gebraucht wurden. Die zweite Zahl ist immer niedriger. Die Frage ist, um wie viel.
Der Abstand hat drei Ursachen, und sie liegen an ganz verschiedenen Stellen im Betrieb: Nachlässe im Vertrieb, nicht abgerechnete Mehrarbeit auf der Baustelle und Stunden, die niemand je erfasst hat. Wer nur die erste kennt, sucht die Lösung im Preis — obwohl sie meistens in der Erfassung liegt.
Was in die Rechnung gehört
Der häufigste Fehler steckt schon im Nenner:
- Produktive Stunden, nicht Anwesenheitsstunden. Wer gegen die Anwesenheit rechnet, bekommt eine Zahl, die mit keinem Angebotspreis vergleichbar ist.
- Fahrzeiten — ob verrechenbar oder nicht, erfasst müssen sie sein. Sonst verschwindet der teuerste Unterschied zwischen zwei Touren.
- Nacharbeit und Gewährleistung — Stunden ohne Erlös. Sie gehören sichtbar in die Rechnung und nicht still auf den ursprünglichen Auftrag.
- Rüst-, Dokumentations- und Übergabezeiten. Einzeln kurz, in Summe oft mehrere Wochen im Jahr.
Rechenbeispiel (Beispielzahlen, keine Branchenwerte)
Ein Techniker, 1.600 Anwesenheitsstunden im Jahr.
| Position | Wert |
|---|---|
| Anwesenheitsstunden im Jahr | 1.600 h |
| Urlaub, Krankheit, Schulung | 280 h |
| Fahrzeiten | 220 h |
| Nacharbeit und Gewährleistung | 90 h |
| Rüsten und Dokumentation | 110 h |
| Produktive, abrechenbare Stunden | 900 h |
| Jahreserlös aus diesem Techniker | 88.000 € |
| Realisierter Stundensatz | 98 € |
Rechnet man gegen die Anwesenheitsstunden, kommen 55 € heraus. Rechnet man gegen 1.320 Stunden — also ohne Urlaub, aber mit Fahrzeit und Nacharbeit — kommen 67 € heraus. Drei Zahlen, ein Techniker. Nur die 98 € taugen für einen Preisvergleich; nur sie sind gegen die tatsächlich abrechenbaren Stunden gerechnet.
Die anderen beiden Zahlen sind trotzdem nicht wertlos. 900 abrechenbare von 1.600 Anwesenheitsstunden ergeben eine Quote von 56 Prozent — und diese Quote ist die eigentliche Stellschraube. Steigt sie um fünf Punkte, sind das achtzig zusätzliche abrechenbare Stunden im Jahr, ohne eine Minute Mehrarbeit.
Was die Zahl bedeutet — und was nicht
Ein realisierter Stundensatz lässt sich nicht mit dem Listenpreis des Wettbewerbers vergleichen, denn der Listenpreis ist ein kalkulierter Satz. Vergleichbar sind nur Zahlen, die auf demselben Weg entstanden sind — und wie ein anderer Betrieb seinen Nenner bildet, weiß man nie.
Drei Vergleiche sind dagegen belastbar:
- Gegen den eigenen kalkulierten Satz. Die Lücke zeigt, wie viel zwischen Angebot und Abrechnung verloren geht.
- Zwischen den eigenen Technikern. Die Streuung ist meist größer als der Abstand zum Wettbewerb.
- Über die Zeit, je Techniker. Ein Rückgang über mehrere Monate hat fast immer eine benennbare Ursache.
Die drei häufigsten Fehler
- Fahrzeiten gar nicht erfassen. Dann sieht die Auslastung besser aus, als sie ist, und der Stundensatz zu hoch. Besonders tückisch bei weitem Einzugsgebiet: Dort steckt der größte Teil des Unterschieds zwischen zwei Technikern in der Tour und nicht in der Leistung.
- Nacharbeit auf den ursprünglichen Auftrag buchen. Dann verschwindet sie in der Marge dieses Auftrags, statt als eigene Größe sichtbar zu werden. Beide Zahlen werden dadurch falsch: der Stundensatz zu hoch, die Auftragsmarge zu niedrig.
- Alle Techniker über einen Kamm scheren. Die Streuung zwischen dem besten und dem schwächsten ist oft größer als der Abstand zum Wettbewerb. Ein Mittelwert über acht Techniker verdeckt genau die zwei, um die es geht.
Woher die Zahlen kommen
Der Zähler kommt aus der Fakturierung, der Nenner aus der Zeiterfassung. Beides ist in fast jedem Betrieb vorhanden. Woran es scheitert, ist meistens eines von zwei Dingen:
- Sammelbuchungen. Wo Stunden auf Werkstatt oder Allgemein laufen, fehlt die Zuordnung. Für den Anfang genügt eine grobe Trennung in produktiv, Fahrt und Nacharbeit.
- Die fehlende Klammer zwischen beiden Systemen. Die Zeiterfassung kennt den Mitarbeiter, die Fakturierung kennt den Auftrag. Den Erlös je Techniker sieht nur, wer beide über die Auftragsnummer verbindet.
Was man mit dem Ergebnis macht
Den realisierten Satz je Techniker nebeneinanderlegen und die Streuung ansehen. Wer weit unten steht, hat selten ein Leistungsproblem — meist steckt eine ungünstige Tourenplanung, ein schwieriger Kunde oder fehlende Erfassung dahinter. Das sind drei sehr verschiedene Antworten, und man findet sie nur, wenn man die Zahl überhaupt hat.
Damit daraus keine Leistungsbewertung wird, hilft eine einfache Regel: Die Zahl gehört dem Auftrag, nicht der Person. Sie beantwortet, welche Einsatzart, welcher Kunde und welche Tour sich tragen — nicht, wer gut arbeitet. Wird sie als Personalbewertung eingeführt, wird ab dem zweiten Monat anders erfasst. Dann ist sie wertlos.
Häufige Fragen
Wie berechnet man den Stundensatz eines Technikers?
Erlös aus den Aufträgen dieses Technikers geteilt durch seine produktiven, abrechenbaren Stunden. Entscheidend ist der Nenner: Urlaub, Krankheit, Fahrzeit, Nacharbeit und Rüstzeiten gehören herausgerechnet. Sonst entsteht eine Zahl, die sich mit keinem Angebotspreis vergleichen lässt.
Warum liegt der realisierte Satz unter dem kalkulierten?
Weil zwischen Angebot und Abrechnung drei Dinge passieren: Nachlässe, nicht abgerechnete Mehrarbeit und nicht erfasste Stunden. Ein Abstand ist normal. Verdächtig wird er, wenn er über die Monate wächst oder zwischen den Technikern stark auseinandergeht.
Gehören Fahrzeiten zu den produktiven Stunden?
Nein, aber erfasst müssen sie sein. Stehen sie im Nenner, sinkt der realisierte Satz und ist mit keinem Angebotspreis mehr vergleichbar. Fehlen sie ganz, verschwindet der größte Unterschied zwischen einer gut und einer schlecht geplanten Tour.
Diese Rechnung einmal aufzustellen ist Arbeit. Sie jeden Monat aktuell zu haben, ist eine Frage der Datenaufbereitung — genau das ist unsere Perspektive „Ihr Team".