Marge je Wartungsvertrag berechnen

Volle Auftragsbücher, und am Jahresende bleibt trotzdem wenig übrig. Das liegt selten am Umsatz. Es liegt daran, dass niemand weiß, welcher Vertrag Geld bringt und welcher Geld kostet — weil die Zahlen dafür nie zusammengeführt werden.

Dieser Beitrag zeigt, wie man die Marge je Wartungsvertrag rechnet, welche Kostenblöcke regelmäßig fehlen und was man mit dem Ergebnis anfängt. Die Zahlen im Beispiel sind erfunden. Die Rechenwege sind es nicht.

Warum die BWA das nicht zeigt

Die BWA rechnet über den ganzen Betrieb. Sie zeigt einen Rohertrag, aber nicht, aus welchem Vertrag er stammt. Ein Betrieb mit dreißig Wartungsverträgen sieht eine Zahl — nicht dreißig. Verdient der eine Vertrag 40 Prozent und der andere minus 5, ergibt das im Mittel eine unauffällige Zahl. Genau die Verträge, die das Ergebnis auffressen, verstecken sich hinter dem Durchschnitt.

Die Umsatzliste aus der Fakturierung hilft ebenfalls nicht weiter. Sie zeigt, welcher Vertrag viel Umsatz macht — nicht, welcher viel übrig lässt. Das sind zwei verschiedene Ranglisten, und sie stimmen selten überein. Der größte Vertrag ist oft der, bei dem am meisten nachgearbeitet wird.

Deckungsbeitrag, nicht Gewinn

Eine Vorbemerkung, die viel Streit erspart: Was man je Vertrag rechnet, ist ein Deckungsbeitrag und kein Gewinn. Hinein gehören nur die Kosten, die dieser Vertrag verursacht und die ohne ihn wegfielen. Verwaltung, Miete und Geschäftsführung bleiben draußen.

Der Grund ist praktisch. Sobald man Gemeinkosten auf Verträge verteilt, hängt das Ergebnis vom Verteilschlüssel ab, und über Verteilschlüssel lässt sich endlos streiten. Der Deckungsbeitrag ist streitfrei. Er beantwortet genau die Frage, die zur Entscheidung führt: Was bleibt von diesem Vertrag übrig, um alles andere zu bezahlen?

Ein Vertrag mit 8 Prozent Deckungsbeitrag ist deshalb kein Verlustgeschäft. Er ist ein Vertrag, der kaum etwas beiträgt — und der Techniker bindet, die woanders mehr beitragen könnten.

Was in die Rechnung gehört

Vier Blöcke, und der dritte und vierte werden am häufigsten vergessen:

1. Technikerstunden — die tatsächlich geleisteten, nicht die kalkulierten. Der Abstand zwischen beiden ist selbst schon ein Befund: Wo er groß ist, stimmt entweder die Kalkulation nicht oder die Anlage macht mehr Arbeit als angenommen.
2. Material und Ersatzteile, die dem Vertrag zuzuordnen sind. Kleinteile aus dem Fahrzeugbestand fallen hier regelmäßig durch. Einzeln sind sie unbedeutend, in Summe nicht.
3. Anfahrten — Fahrzeit und Kilometer, je Einsatz. Ein Vertrag mit vierzig Einsätzen im Jahr kostet anders an als einer mit vier, auch bei gleichem Umsatz.
4. Bereitschaft und Notdienst — anteilig, auch wenn nichts passiert ist. Wer Bereitschaft zusagt, hält Kapazität vor. Die kostet, ob gerufen wird oder nicht.

Was nicht hineingehört: Buchhaltung, Disposition, Fuhrpark-Fixkosten, Geschäftsführergehalt. Die trägt der Betrieb, nicht der einzelne Vertrag.

Rechenbeispiel (Beispielzahlen, keine Branchenwerte)

Ein Vertrag mit 24.000 € Jahresumsatz.

Rechnet man nur mit Stunden und Material — was in der Praxis oft passiert — kommen 12.640 € heraus, also 53 %. Derselbe Vertrag, achtzehn Prozentpunkte Unterschied. Die Entscheidung, ob man diesen Vertrag verlängert, fällt bei 53 % anders aus als bei 35 %.

Die Rechnung hat eine zweite Lesart, und im Servicegeschäft ist sie oft die wichtigere. 8.440 € Deckungsbeitrag auf 120 Technikerstunden sind rund 70 € je gebundener Stunde. Diese Zahl macht Verträge vergleichbar, die unterschiedlich groß sind: Ein kleiner Vertrag mit 70 € je Stunde trägt mehr als ein großer mit 40 €. Die knappe Größe im Servicebetrieb ist selten der Umsatz. Sie ist die Technikerstunde.

Was die Zahl bedeutet — und was nicht

Es gibt keine Prozentzahl, ab der ein Wartungsvertrag gut ist. Wer im Netz eine Branchenmarge findet, sollte sie beiseitelegen: Sie hängt davon ab, ob Material im Vertrag steckt oder separat berechnet wird, ob Bereitschaft enthalten ist, ob die Anfahrt pauschal oder je Kilometer läuft. Zwei Betriebe mit demselben Geschäft kommen auf sehr verschiedene Prozentwerte, ohne dass einer besser wirtschaftet.

Aussagekräftig ist der Vergleich nach innen, in drei Richtungen:

1. Gegen die eigenen anderen Verträge. Die Rangliste zeigt, wo die Arbeitsliste anfängt.
2. Gegen die Kalkulation bei Vertragsabschluss. Die Abweichung zeigt, ob man beim Anbieten systematisch danebenliegt.
3. Gegen denselben Vertrag im Vorjahr. Die Entwicklung zeigt, ob eine Anlage altert und mehr Arbeit macht.

Die dritte Richtung wird am meisten unterschätzt. Ein Vertrag verschlechtert sich selten sprunghaft. Er rutscht über zwei, drei Jahre — und fällt genau deshalb niemandem auf.

Die drei häufigsten Fehler

1. Kalkulierte statt geleistete Stunden — der Vertrag sieht gut aus, weil die Mehrarbeit nie erfasst wurde. Das ist selten ein Problem der Technik und meistens eins der Gewohnheit: Was über die Kalkulation hinausgeht, wird oft gar nicht erst aufgeschrieben, weil es ohnehin nicht abgerechnet wird.
2. Anfahrten im Gemeinkostenblock — dann zahlt der Vertrag mit zwei Einsätzen im Jahr dasselbe wie der mit vierzig. Genau die Verträge mit vielen kleinen Einsätzen, die am meisten Kapazität binden, sehen so am besten aus.
3. Bereitschaft nicht zugeordnet — sie fällt an, ob gerufen wird oder nicht, und gehört anteilig auf die Verträge, die sie auslösen. Ein einfacher Schlüssel genügt: der Anteil an den Anlagen, die überhaupt unter Bereitschaft stehen.

Woher die Zahlen kommen

Die Rechnung braucht drei Quellen, und keine davon ist neu:

• Die Zeiterfassung liefert die geleisteten Stunden je Einsatz — vorausgesetzt, sie ist auf den Auftrag gebucht und nicht auf einen Sammelposten.
• Die Warenwirtschaft oder der Materialbeleg liefert Teile und Kleinmaterial.
• Die Finanzbuchhaltung liefert Umsatz und Kostensätze. Ein DATEV-Export reicht.

Der Aufwand liegt nicht im Rechnen. Er liegt im Zusammenführen: drei Systeme, drei Nummernkreise, und der Vertrag heißt in jedem anders. Wer diese Verknüpfung einmal sauber herstellt, kann die Rechnung danach jeden Monat automatisch fahren.

Was man mit dem Ergebnis macht

Die Liste sortieren, nicht bewerten. Die untersten drei bis fünf Verträge sind die Arbeitsliste. Bei einem Betrieb mit dreißig Verträgen sind das meist zwei bis vier — und die entscheiden das Jahresergebnis stärker als jeder Neukunde.

Für jeden dieser Verträge gibt es vier Wege, und den vierten geht man am seltensten:

1. Preis anpassen. Funktioniert, wenn man die Rechnung vorlegen kann. Ohne Zahlen wird daraus eine Forderung, mit Zahlen ein Gespräch.
2. Leistungsumfang anpassen. Oft steckt die Marge in einer einzigen Position — der vierteljährlichen Anfahrt, die auch halbjährlich reichen würde.
3. Auslaufen lassen. Legitim, wenn die Kapazität woanders mehr trägt. Aber erst nachrechnen, ob sie das wirklich tut.
4. Die Ursache abstellen. Steht ein Vertrag schlecht da, weil eine Anlage ständig ausfällt, ist der Vertrag nicht das Problem. Dann ist die Antwort ein Instandsetzungsangebot und kein Preisgespräch — also Umsatz statt Streit.

Der größte Effekt tritt allerdings vor dem ersten Gespräch ein: Wer die Rangliste kennt, kalkuliert das nächste Angebot anders.

Häufige Fragen

Ab welcher Marge lohnt sich ein Wartungsvertrag?

Eine allgemeingültige Schwelle gibt es nicht, dazu sind die Vertragsmodelle zu verschieden. Sinnvoller ist die Frage andersherum: Trägt dieser Vertrag mehr je gebundener Technikerstunde als der Durchschnitt der übrigen? Wenn nein, kostet er Kapazität, die woanders mehr bringt.

Wie oft sollte man die Marge je Vertrag rechnen?

Einmal im Jahr reicht nicht, denn dann sieht man das Ergebnis erst nach Ablauf der Kündigungsfrist. Monatlich ist der Takt, in dem Gegensteuern noch möglich ist — vorausgesetzt, die Zahl entsteht automatisch und nicht in Handarbeit.

Was, wenn die Stunden gar nicht auf den Vertrag gebucht werden?

Dann fängt man dort an. Ohne auftragsbezogene Zeiterfassung bleibt die Rechnung eine Schätzung. Ein pragmatischer Zwischenschritt ist, drei Monate lang nur die zehn größten Verträge sauber zu erfassen. Das genügt meistens, um die Ausreißer zu finden.

Diese Rechnung einmal zu machen ist Arbeit. Sie jeden Monat aktuell zu haben, ist eine Frage der Datenaufbereitung — genau das ist unsere Perspektive „Verträge".