Welcher Wartungsvertrag trägt sich?

Die Auftragsbücher sind voll, und am Jahresende bleibt trotzdem wenig übrig. Das liegt selten am Umsatz. Es liegt daran, dass niemand weiß, welcher Vertrag Geld bringt und welcher Geld kostet – weil die Zahlen dafür nie zusammengeführt werden.

Hier lesen Sie, wie Sie das für jeden einzelnen Vertrag ausrechnen, welche Kosten dabei regelmäßig fehlen und was Sie mit dem Ergebnis anfangen. Die Zahlen im Beispiel sind erfunden. Die Rechenwege sind es nicht.

Warum Ihre BWA das nicht zeigt

Die BWA rechnet über den ganzen Betrieb. Sie zeigt Ihnen, was insgesamt übrig bleibt – nicht, aus welchem Vertrag es stammt. Ein Betrieb mit dreißig Wartungsverträgen sieht eine Zahl, nicht dreißig.

Verdient der eine Vertrag 40 Prozent und der andere minus 5, ergibt das im Mittel eine unauffällige Zahl. Genau die Verträge, die Ihr Ergebnis auffressen, verstecken sich hinter diesem Durchschnitt.

Die Umsatzliste aus der Rechnungsstellung hilft ebenfalls nicht weiter. Sie zeigt, welcher Vertrag viel Umsatz macht – nicht, welcher viel übrig lässt. Das sind zwei verschiedene Ranglisten, und sie stimmen selten überein. Der größte Vertrag ist oft der, bei dem am meisten nachgearbeitet wird.

Was übrig bleibt – und warum das kein Gewinn ist

Eine Vorbemerkung, die viel Streit erspart. Was Sie je Vertrag ausrechnen, ist kein Gewinn. Es ist der Betrag, der von diesem Vertrag übrig bleibt, wenn Sie nur seine eigenen Kosten abziehen – im Rechnungswesen heißt das Deckungsbeitrag. Abgezogen wird nur, was ohne diesen Vertrag wegfallen würde. Büro, Miete und Geschäftsführung bleiben draußen.

Der Grund ist praktisch. Sobald Sie Ihre Bürokosten auf einzelne Verträge verteilen, hängt das Ergebnis davon ab, nach welchem Schlüssel Sie verteilen – und darüber lässt sich endlos streiten. So bleibt die Zahl streitfrei. Und sie beantwortet genau die Frage, die zur Entscheidung führt: Was bleibt von diesem Vertrag übrig, um alles andere zu bezahlen?

Ein Vertrag mit 8 Prozent ist deshalb kein Verlustgeschäft. Er ist ein Vertrag, der kaum etwas beiträgt – und der Techniker bindet, die woanders mehr beitragen könnten.

Welche vier Kosten Sie abziehen

Vier Blöcke. Der dritte und der vierte werden am häufigsten vergessen.

1. Technikerstunden – die tatsächlich geleisteten, nicht die kalkulierten. Der Abstand zwischen beiden ist selbst schon ein Befund. Wo er groß ist, stimmt entweder Ihre Kalkulation nicht – oder die Anlage macht mehr Arbeit als angenommen.
2. Material und Ersatzteile, die zu diesem Vertrag gehören. Kleinteile aus dem Fahrzeugbestand fallen hier regelmäßig durch. Einzeln sind sie unbedeutend, in Summe nicht.
3. Anfahrten – Fahrzeit und Kilometer, je Einsatz. Ein Vertrag mit vierzig Einsätzen im Jahr kostet Sie anders an als einer mit vier, auch bei gleichem Umsatz.
4. Bereitschaft und Notdienst – anteilig, auch wenn nichts passiert ist. Wer Bereitschaft zusagt, hält Leute vor. Das kostet, ob gerufen wird oder nicht.

Nicht abgezogen werden: Buchhaltung, Disposition, feste Fuhrparkkosten, Geschäftsführergehalt. Die trägt Ihr Betrieb, nicht der einzelne Vertrag.

Ein Rechenbeispiel (erfundene Zahlen, keine Branchenwerte)

Ein Vertrag mit 24.000 € Jahresumsatz.

Rechnen Sie nur mit Stunden und Material – was in der Praxis oft passiert –, kommen 12.640 € heraus, also 53 Prozent. Derselbe Vertrag, achtzehn Prozentpunkte Unterschied. Ob Sie diesen Vertrag verlängern, entscheiden Sie bei 53 Prozent anders als bei 35.

Die Rechnung hat eine zweite Lesart, und im Servicegeschäft ist sie oft die wichtigere. 8.440 € auf 120 Technikerstunden sind rund 70 € je Stunde, die dieser Vertrag bindet. Damit werden Verträge vergleichbar, die unterschiedlich groß sind: Ein kleiner Vertrag mit 70 € je Stunde trägt mehr als ein großer mit 40 €. Knapp ist in Ihrem Betrieb selten der Umsatz. Knapp ist die Technikerstunde.

Was die Zahl aussagt – und was nicht

Es gibt keine Prozentzahl, ab der ein Wartungsvertrag gut ist. Wenn Sie im Netz eine Branchenmarge finden, legen Sie sie beiseite. Sie hängt davon ab, ob Material im Vertrag steckt oder extra berechnet wird, ob Bereitschaft enthalten ist, ob die Anfahrt pauschal oder je Kilometer läuft. Zwei Betriebe mit demselben Geschäft kommen auf sehr verschiedene Prozentwerte, ohne dass einer besser wirtschaftet.

Aussagekräftig ist der Vergleich nach innen, in drei Richtungen:

1. Gegen Ihre anderen Verträge. Die Rangliste zeigt, wo die Arbeitsliste anfängt.
2. Gegen Ihre Kalkulation bei Vertragsabschluss. Die Abweichung zeigt, ob Sie beim Anbieten regelmäßig danebenliegen.
3. Gegen denselben Vertrag im Vorjahr. Die Entwicklung zeigt, ob eine Anlage altert und mehr Arbeit macht.

Die dritte Richtung wird am meisten unterschätzt. Ein Vertrag verschlechtert sich selten sprunghaft. Er rutscht über zwei, drei Jahre – und fällt genau deshalb niemandem auf.

Die drei häufigsten Fehler

1. Mit kalkulierten statt geleisteten Stunden rechnen. Der Vertrag sieht gut aus, weil die Mehrarbeit nie erfasst wurde. Das ist selten ein Problem der Technik, meistens eins der Gewohnheit. Was über die Kalkulation hinausgeht, wird oft gar nicht erst aufgeschrieben – es wird ja ohnehin nicht berechnet.
2. Anfahrten in die allgemeinen Kosten stecken. Dann zahlt der Vertrag mit zwei Einsätzen im Jahr dasselbe wie der mit vierzig. Genau die Verträge mit vielen kleinen Einsätzen sehen so am besten aus – dabei binden sie am meisten Kapazität.
3. Bereitschaft niemandem zuordnen. Sie fällt an, ob gerufen wird oder nicht, und gehört anteilig auf die Verträge, die sie auslösen. Ein einfacher Schlüssel genügt: der Anteil an den Anlagen, die überhaupt unter Bereitschaft stehen.

Woher Sie die Zahlen bekommen

Die Rechnung braucht drei Quellen, und keine davon ist neu:

1. Die Zeiterfassung liefert die geleisteten Stunden je Einsatz – vorausgesetzt, sie sind auf den Auftrag gebucht und nicht auf einen Sammelposten.
2. Die Warenwirtschaft oder der Materialbeleg liefert Teile und Kleinmaterial.
3. Die Buchhaltung liefert Umsatz und Stundensätze. Ein DATEV-Export reicht.

Der Aufwand liegt nicht im Rechnen. Er liegt im Zusammenführen: drei Systeme, drei verschiedene Nummern, und der Vertrag heißt in jedem anders. Wenn Sie diese Verbindung einmal sauber herstellen, läuft die Rechnung danach jeden Monat automatisch.

Was Sie mit dem Ergebnis machen

Sortieren, nicht bewerten. Die untersten drei bis fünf Verträge sind Ihre Arbeitsliste. Bei dreißig Verträgen sind das meist zwei bis vier – und die entscheiden Ihr Jahresergebnis stärker als jeder Neukunde.

Für jeden dieser Verträge gibt es vier Wege, und den vierten geht man am seltensten:

1. Preis anpassen. Funktioniert, wenn Sie die Rechnung vorlegen können. Ohne Zahlen wird daraus eine Forderung, mit Zahlen ein Gespräch.
2. Leistungsumfang anpassen. Oft steckt die Marge in einer einzigen Position – der Anfahrt alle drei Monate, die auch halbjährlich reichen würde.
3. Auslaufen lassen. Legitim, wenn die Kapazität woanders mehr trägt. Rechnen Sie vorher nach, ob sie das wirklich tut.
4. Die Ursache abstellen. Steht ein Vertrag schlecht da, weil eine Anlage ständig ausfällt, ist nicht der Vertrag das Problem. Dann ist die Antwort ein Angebot für die Reparatur und kein Preisgespräch – also Umsatz statt Streit.

Der größte Effekt tritt schon vor dem ersten Gespräch ein: Wer die Rangliste kennt, kalkuliert das nächste Angebot anders.

Häufige Fragen

Ab welcher Marge lohnt sich ein Wartungsvertrag?

Eine allgemeingültige Schwelle gibt es nicht, dazu sind die Vertragsmodelle zu verschieden. Sinnvoller ist die Frage andersherum: Trägt dieser Vertrag mehr je gebundener Technikerstunde als der Durchschnitt Ihrer übrigen? Wenn nein, kostet er Kapazität, die woanders mehr einbringt.

Wie oft sollte man die Marge je Vertrag rechnen?

Einmal im Jahr reicht nicht, denn dann sehen Sie das Ergebnis erst nach Ablauf der Kündigungsfrist. Monatlich ist der Takt, in dem Gegensteuern noch möglich ist – vorausgesetzt, die Zahl entsteht automatisch und nicht in Handarbeit.

Was, wenn die Stunden gar nicht auf den Vertrag gebucht werden?

Dann fangen Sie dort an. Ohne auftragsbezogene Zeiterfassung bleibt die Rechnung eine Schätzung. Ein pragmatischer Zwischenschritt ist, drei Monate lang nur die zehn größten Verträge sauber zu erfassen. Das genügt meistens, um die Ausreißer zu finden.

Diese Rechnung einmal aufzustellen ist Arbeit. Sie jeden Monat aktuell zu haben, ist eine Frage der Datenaufbereitung – genau dafür gibt es bei uns die Perspektive „Verträge“.